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Una recente Massima pubblicata dal Comitato interregionale dei Consigli notarili delle Tre Venezie (la n. H.B.39) può essere di aiuto nel semplificare l’organizzazione delle assemblee dei soci di società di capitali “chiuse” mediante l’utilizzo di sistemi di teleconferenza, anche ove lo statuto – magari perché non aggiornato da diverso tempo – non prevede e non regola espressamente questa possibilità.

La Massima in commento si intitola “Intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione in relazione alle possibili diverse clausole statutarie” e contiene il seguente precetto.

Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale.

Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società deve rispettare il principio di parità di trattamento dei soci. Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci.

Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea.

E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei sociderogare alla regola statutaria.

Il Notariato del Triveneto pone quindi al centro il rispetto del metodo collegiale, superando il dato formale della previsione statutaria; per tale motivo, il sistema di collegamento deve essere tale da consentire di garantire a tutti i partecipanti di interagire nella riunione in tempo reale, discutere dei temi posti all’ordine del giorno ed esercitare il diritto di voto.

La novità della Massima è che essa fornisce una sorta di interpretazione estensiva dell’articolo 2370 cod. civ., ai sensi del quale “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione(…)”; infatti, essa vuole significare che anche ove lo statuto tacesse, per agevolare il funzionamento dell’organo volitivo, e quindi nell’interesse primario della vita sociale, l’organizzazione dell’assemblea può essere compiuta mediante il ricorso a mezzi di telecomunicazione, a condizione che sia garantita la possibilità di discussione e di partecipazione attiva, ovvero come se la riunione fosse costituita con la presenza fisica di tutti i partecipanti nello stesso luogo.

La finalità che la Massima intende evidentemente perseguire è quindi quella di agevolare l’organizzazione della assemblea, anche in mancanza di una diretta previsione statutaria, ma a condizione che il mezzo di telecomunicazione impiegato sia in grado di riprodurre una situazione corrispondente a quella che si avrebbe in condizioni di presenza fisica dei partecipanti nel medesimo luogo. Deve perciò trattarsi di mezzi che, senza limiti di carattere tecnologico, siano idonei a consentire la creazione di un ambiente virtuale adeguato e in linea con i principi sopra enunciati, nonché di porre il presidente della riunione nella condizione di poter accertare l’identità dei partecipanti e la legittimazione dei medesimi.

Articolo tratto da “Euroconferencenews“

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