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Come da tempo noto a tutti gli operatori del settore, le buste telematiche relative a depositi effettuati nell’ambito del processo civile devono avere una dimensione massima di 30 MB, così come espressamente previsto dall’art. 14 del provvedimento 16 aprile ’14 della DGSIA del Ministero della Giustizia, che reca le specifiche tecniche per il processo telematico.

La norma costituisce applicazione di quanto previsto dall’art. 13, comma 8, delle regole tecniche sul processo civile telematico (D.M. 44 del 2011) il quale dispone che “la dimensione massima del messaggio è stabilita nelle specifiche tecniche di cui all’articolo 34”.

Il combinato disposto di tali disposizioni ha sin da subito creato notevoli difficoltà agli operatori del diritto dal momento che le dimensioni ivi previste venivano e vengono superate con estrema facilità a causa della presenza di allegati documentali che spesso presentano dimensioni non trascurabili.

Per ovviare ai dubbi e alle perplessità che si erano sollevati all’indomani dell’emanazione delle suddette norme, con il d.l. 90 del 2014 venne modificato l’art. 16 bis, comma 7, del d.l. 179 del 2012, inserendo la previsione che “quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza”.

Gli interventi normativi hanno così risolto il problema dei depositi “in corso di causa”, nei quali l’avvocato (o il consulente tecnico) è in possesso di un numero di ruolo di riferimento e può procedere all’effettuazione dei cosiddetti “depositi multipli”.

Permangono però criticità nel caso in cui vi sia necessità di procedere con le suddette modalità laddove il professionista non si sia in possesso di un numero di ruolo e cioè nel caso in cui debba provvedere all’iscrizione a di un nuovo procedimento nei registri dell’Ufficio Giudiziario. In tali situazioni è possibile completare il deposito solo dopo l’accettazione della prima busta telematica da parte della cancelleria e della conseguente iscrizione a ruolo del procedimento, il che implica quasi sempre l’impossibilità di completare le formalità di deposito in un’unica giornata.

Per ovviare a tali residue difficoltà tecniche, nella primavera dell’anno corrente, è stata introdotta nell’architettura del PCT la possibilità di effettuare un deposito multiplo, per qualsiasi tipo di procedimento (in SICID e SIECIC) e per qualsiasi tipologia di atto.

Secondo le istruzioni ministeriali laddove, in fase di redazione della busta del deposito telematico, si preveda che le dimensioni della busta telematica superino i 30MB, questa potrà essere suddivisa in più buste di deposito, una dedicata all’atto che caratterizza l’incombente processuale (es. iscrizione a ruolo, deposito di memorie previste dall’art. 183, VI comma, c.p.c.) e all’inserimento di altri allegati fino a saturarne la capienza, le altre dedicate al deposito dei residui allegati documentali.

Nel caso di iscrizione a ruolo del procedimento, ad esempio, nella prima busta (che viene definita “deposito principale”) dovranno essere presenti anche gli allegati obbligatori: la nota di iscrizione a ruolo e la procura alle liti. Gli altri allegati, diversi da quelli obbligatori, potranno essere depositati con una o più buste ulteriori, che vengono definite “depositi complementari”.

Al fine di completare con successo la procedura di deposito è necessario che, in fase di redazione della busta del deposito principale, vengano elencati nel relativo indice busta tutti gli allegati da depositare, compresi quelli inviati con i successivi depositi complementari; per ciascun allegato dovrà essere inoltre indicato se lo stesso è presente nella busta principale oppure no.

In sostanza “se il deposito principale prevede depositi complementari, tutti gli allegati che verranno depositati con i depositi complementari devono essere presenti nell’IndiceBusta del deposito principale”.

La procedura proseguirà poi regolarmente con l’invio del deposito principale e con il ricevimento in tempi brevi delle prime tre PEC (ricevuta di accettazione, ricevuta di consegna e esito controlli automatici). La valorizzazione dei campi relativi al “deposito complementare” farà però sì che all’interno dell’allegato “EsitoAtto.xml”, contenuto nella cosiddetta “terza” PEC (quella contenente l’esito dei controlli automatici ministeriali), verrà valorizzato il campo “RefId” mediante l’inserimento di un riferimento univoco (che si presenterà con questa veste <RefId>4028918a24fde4760124fde99a820010).

Questo riferimento dovrà essere poi inserito nelle buste successive, i “depositi complementari” per l’appunto; si permetterà così l’inoltro immediato delle successive buste concatenate senza la necessità, ad esempio, di attendere l’emissione del numero di ruolo.

Maggiori dettagli tecnici vengono esposti nell’apposita pagina illustrativa curata dalla DGSIA, che può essere reperita al seguente link:

https://pst.giustizia.it/PST/resources/cms/documents/Deposito_complementare_pda_swh_mar18_v1.pdf

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