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Motivare le persone non è un’impresa facile e lo sanno bene gli allenatori delle squadre sportive. Figuriamoci come possa essere difficile in un ambiente come quello professionale di uno studio legale dove spesso le attività hanno ben poco di motivante e lo stress è a mille.

uttavia è in questo contesto che bisogna imparare a generare motivazione se pretendiamo di ottenere risultati eccellenti da parte di giovani e meno giovani professionisti di studio, coadiuvati sa uno staff con funzione cerniera. Consideriamo poi lo scenario degli ultimi mesi in cui la professione forense si trova ad operare: pandemia, distanziamento sociale, innovazione tecnologica, nuove abitudini stanno ridisegnando l’organizzazione della professione, sia nelle dinamiche interne organizzative, sia nella relazione con i clienti. Vediamo dunque cosa significa motivare i propri collaboratori e creare un team di lavoro coeso.

MOTIVARE: IN COSA CONSISTE?

Partiamo dalla etimologia della parola “motivazione”. Sono due le radici che compongono la parola: motiv + azione. Per poter motivare una persona è necessario trovare le sue “leve motivazionali”, cioè le ragioni che portano quella persona ad agire. Motivare, vuol dire, in sostanza, dare energia alle persone perché compiano una azione nel migliore dei modi e siano orientate al risultato, senza dover essere controllate o spinte. La motivazione è qualcosa che nasce da dentro e non viene dall’esterno. Motivare una persona vuol dire toccare le corde giuste perché si produca una reazione emotiva che si traduce in una volontà autodeterminata ad agire e portare fino in fondo una attività. L’errore che commettiamo il più delle volte è di cercare di motivare le persone con le nostre ragioni, invece, di ricercare le ragioni dell’altro. Tendiamo cioè a proiettare noi stessi sugli altri, invece di scoprire chi sono gli altri e cosa li motiva in questo momento della loro vita. Tanta roba, molti potrebbero pensare: ci vuole tempo, dedizione e capacità di ascolto. Sì, proprio così: è una vera e propria attività quella di guidare gli altri, di diventarne un team leader e di motivarli.

A COSA SERVE LA MOTIVAZIONE IN UNO STUDIO PROFESSIONALE?

Immaginate nel corpo umano cosa accadrebbe se il fegato e i reni cominciassero ciascuno a lavorare per sé, infischiandosene del resto. Oppure se il cuore smettesse di battere per ripicca al pancreas. Cosa accadrebbe? L’organismo collasserebbe da lì a breve.
Ebbene, qualcosa di simile accade ogni giorno in molti studi legali italiani. I professionisti e i collaboratori seguono spesso la regola del proprio “orticello” da coltivare, senza preoccuparsi dell’intera organizzazione.
Immaginate ora che in un’orchestra i violini volessero emergere sui fiati; lo spartito diventerebbe carta straccia e il risultato armonico andrebbe a farsi friggere. Il risultato? Beh, non potrebbe che essere una pessima figura per tutta l’orchestra.
Gli esempi sono chiari: giocare in squadra vuol dire pensare in un modo diverso; vuol dire passare dal “io” al “noi”. Tutto parte da qui, dalla mentalità giusta e per trasmetterla e fare in modo che venga applicata le persone coinvolte devono essere motivate a farlo. Da dove parte questo processo? Dall’alto, dal titolare, dai partner. Sono loro che devono far entrare una nuova mentalità in studio e poi motivare le persone ad adottarla, perché il risultato sarà win-win. Distinguiamo, allora, tre diversi interventi che possono essere condotti sul team di studio:

  • Team building: è l’attività con cui si costruisce un team prima inesistente, in modo che i componenti possano lavorare insieme.
  • Team working: è l’attività con cui si mettono a punto le procedure e si provano finché tutto non sia a posto e ciascuno sappia cosa deve fare e come per coordinarsi con gli altri.
  • Team coaching: è l’attività motivazionale, con cui si rende il gruppo una squadra affiatata.

DA GRUPPO A SQUADRA

Lavorare tutti nello stesso studio ed essere magari fisicamente nella stessa location o addirittura nella stessa stanza non fa certo una squadra di per sé. Possiamo essere vicini senza essere insieme. La differenza? Nel primo caso ciascuno fa per sé, nel secondo ciascuno si occupa prima di tutto di realizzare gli obiettivi di squadra e poi i propri.
Spesso si parte dal presupposto (convinzione limitante) che lavorare in gruppo e per il gruppo significhi rinunciare al proprio interesse personale. Non è così, anzi. Se si va fino in fondo, quindi se tutto è organizzato e vissuto con lo spirito di squadra la logica sarà win-win e non win-lose. La differenza sarà nelle priorità: prima viene l’interesse comune e poi il personale. Gli organi del corpo, i componenti dell’orchestra, i giocatori del quintetto base, prima di tutto si occuperanno di vincere la partita, di realizzare al meglio lo spartito, di mantenere in vita l’organismo e solo dopo cercheranno di valorizzare se stessi e di massimizzare il proprio interesse. Alla domanda cosa serve in concreto per creare lo spirito di squadra rispondiamo con almeno 5 accorgimenti fondamentali:

  • 1. Una comunanza di valori. Esattamente come marito e moglie quando si sposano devono (dovrebbero!) condividere le direttrici fondamentali delle loro azioni e scelte per essere allineati e diretti nella stessa direzione, così mettersi insieme (non solo accanto) ad altri professionisti nel viaggio professionale diventa un “matrimonio professionale” che dovrebbe reggersi innanzitutto su valori comuni. Se le basi sono condivise, ci stanno poi (anzi sono un valore) le differenze individuali. Non si tratta quindi di appiattirsi o di essere privi di personalità, bensì di muoversi in armonia e dentro questa armonia poter esprimere il proprio potenziale.
  • 2. Una comunicazione interna efficace. Perché tutti possano condividere il progetto di studio è necessario innanzitutto che lo conoscano. Sembra banale, vero?! Eppure, se ci pensate bene molti, moltissimi studi non si sono mai presi cura di chiarire e condividere il progetto di studio con tutti i componenti.
  • 3. La vision. “Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”, ci ricorda Seneca. Ebbene, per poter realizzare la condivisione di cui al punto precedente bisogna prima avere cosa condividere, cioè la meta e il relativo progetto per raggiungerla. Quanti studi ancora oggi agiscono andando “a braccio”? Quanti non hanno mete chiare, ma solo vaghe direzioni, fatte più di speranze e di aspettative, che di progetti concreti. Il board di studio deve prima di tutto saper creare la vision verso cui poi condurre la squadra e saper tenere poi forte il timone durante la navigazione.
  • 4. Una nuova mentalità. No coltivare il proprio orticello, sì prendersi cura dello studio nel suo insieme.
  • 5. Organizzazione. La passione, il senso di appartenenza, la buona volontà non bastano per ottenere risultati eccellenti. Ci vuole organizzazione e strategia.

DA DOVE SI PARTE?

L’avvocato è un battitore libero, si sa; è abituato a pensare per sé, ad attribuirsi i meriti, a crogiolarsi dei successi e a fare, superato il mezzo secolo di età, l’apologia di sé stesso ai giovani. L’individualismo italico è stata una caratteristica tutta nostrana; non che in altre culture non vi sia, ma da noi è un must. Così come tutti volevamo fare gol, essere i protagonisti, oggi ci attribuiamo pacchetti clienti, esclusive, contatti che contano. Il legale non solo non fa eccezione a questa regola, ma la incarna pienamente. Che si tratti dello studio legale boutique o dello studio internazionale, la morale è sempre la stessa: ciascun per sé e Dio per tutti!
Le cose tuttavia stanno cambiando, già prima della pandemia del 2020, figuriamoci ora che stiamo navigando nel decennio 2020-2030 dove i cambiamenti si sono già palesati come epocali.
Lo studio è diventato una squadra? Questa è la vera domanda che ci poniamo. E se no, cosa serve perché lo diventi?
In una squadra i componenti conoscono bene i propri ruoli e funzioni e sanno che lavorare con altri per una causa comune vuol dire rispondere ad atti di fiducia che il collega ripone in noi e nella bontà del nostro operato. Lavorare in squadra vuol dire avere la flessibilità e la mentalità di supportare chi ha un problema senza lamentarsi come una cosa non dovuta, ma con l’orgoglio di sapere che al momento opportuno qualcun altro farà la stessa cosa con noi. Lavorare in squadra significa non lamentarsi perché manca il tempo, perché c’è troppo lavoro, ma impegnarsi ad ottimizzare le risorse per dare il meglio, non perché qualcuno ci giudicherà, ma perché siamo attratti dal risultato che stiamo costruendo insieme.

Ora possiamo rispondere sul cosa serve allo studio legale per fare questo salto:

  • Una nuova mentalità
  • Una nuova organizzazione
  • Una nuova comunicazione interna
  • Una nuova capacità di valorizzare la propria attività verso l’esterno (legal marketing).

Questo è il futuro che attende lo Studio legale. Non semplicemente una miglior organizzazione con procedure, funzioni e comunicazione, ma una nuova mentalità. Le performance si raggiungono solo in team, che va costruito con una selezione accurata, fatto crescere e motivato. Il praticante diventa una risorsa come lo è il giovane in una squadra di basket. Vi risulta che venga utilizzato per raccogliere i palloni? No, almeno in una squadra degna di questo nome. Viene selezionato tra le migliori matricole, viene inserito a pieno titolo nel gruppo e viene fatto crescere perché possa diventare una risorsa per la squadra.
Nessuna differenza di genere caratterizzerà gli studi del futuro. Che tu sia uomo o donna non fa differenza, ciò che conta è la meritocrazia, è ciò che sai fare e lo spirito con cui lo fai.

COME MOTIVARE I COLLABORATORI

Come si costruisce dunque la squadra di lavoro? Quali sono le regole per un team affiatato? Dove si forma lo spirito del team? Cercheremo ora di dare risposte a queste domande.
Partiamo da una considerazione preliminare: già oggi, e da ora in poi sempre di più, la professione forense sarà una professione da svolgersi in team e non più in forma individuale. I servizi legali stanno diventando servizi di consulenza come tutti gli altri. L’avvocato diventa un “fornitore” e le logiche – soprattutto con il cliente impresa – sono quelle legate alle performance, quindi alla velocità, efficienza, efficacia, qualità. Di conseguenza sarà sempre più difficile per il singolo avvocato e per la boutique del diritto rimanere competitiva su un mercato di questo tipo.
Questo scenario futuro (e già presente) spiega l’importanza del team all’interno dello studio legale, sia team di collaboratori in ottica gerarchica piramidale, sia di soci specializzati ciascuno in un settore del diritto. Per ottenere tutto ciò è necessario conoscere le regole del team building, cioè del come si crea una squadra affiatata e orientata all’obiettivo comune. Vediamo cosa serve curare per ottenere ciò:

RICONOSCIMENTO – Il primo elemento che permette ad un gruppo di persone che lavorano insieme di diventare un team è l’esigenza di ciascuno di sentirsi accomunato da elementi e valori agli altri. Ciascuno, nella propria individualità vuole da un lato sentirsi accolto e riconosciuto, ma dall’altro trovare corrispondenza nei valori e obiettivi del gruppo. Sentirsi capiti e riconosciuti è la base dello sviluppo del senso di appartenenza ad un team e ai suoi obiettivi.
ALTRUISMO E INDIVIDUALISMO – Questi due sono i più antichi contendenti della storia dei team. Dallo sport all’imprenditoria, cosa vince, l’altruismo e quindi il lavorare per la squadra, oppure l’individualismo e quindi affermare se stessi? Forse una risposta universale non esiste, perché entrambi sono importanti e corrispondono a specifiche esigenze. L’individuo necessita di sentirsi accolto, capito e riconosciuto nella sua individualità, dopodichè sarà disposto a mettere davanti a sé il team con i suoi obiettivi, ma sarà un atto di volontà individuale a decretare la gerarchia di priorità e non qualcosa di esterno a lui che lo farà solo sentire depauperato di specificità e individualità. In sostanza, è solo dopo aver riconosciuto le specificità dell’individuo che possiamo ottenere atti di altruismo da lui.

OPPORTUNISMO E STRATEGIA – Lavorare in team è una questione strategica: conviene a tutti. Il punto è che il confine tra strategia di azione e opportunismo è alquanto labile. Usare gli altri e lavorare con gli altri non sempre è segnato da un confine così chiaro. Gli esiti tuttavia sono molto diversi. Nel primo caso le scelte di ruoli, compiti, responsabilità sono funzionali ad un obiettivo di cui tutti sono partecipi, nel secondo caso, invece, no, solo alcuni ne giovano e gli altri si sentono sfruttati.

RELAZIONI E AMBIENTE – Gli aspetti relazionali sono alla base della costituzione di un team. La comunicazione efficace, la capacità di condivisione, la capacità di ascolto sono gli ingredienti indispensabili per un team affiatato. Se non si parla, oppure se solo alcuni parlano ad altri imponendo idee e regole, non si va molto lontani. Il clima di studio diventa teso e le relazioni diventano tossiche, difficili da digerire per i singoli e da gestire per i team leader. Riuscire a relazionarsi vuol dire creare momenti ad hoc come riunioni di brainstorming o organizzative; vuol dire creare momenti informali di condivisione, come un pranzo insieme oppure una giornata in un resort lontano dalla contaminazione del cellulare e dei ritmi frenetici d’ufficio. Se nello sport esiste un luogo sacro in cui il team si forma e si consolida, lo spogliatoio, nello studio professionale quel luogo sono le riunioni.

STRUMENTI DI TEAM BUILDING – Si parla di team, ma il team va formato prima di tutto. Da dove partiamo dunque? Da buon coach il punto di partenza che vi suggerisco non può che essere la definizione degli obiettivi che vi ponete. In funzione delle mete che avete intenzione di raggiungere costituirete un team di un tipo piuttosto che di un altro. Una volta affiatato il team non vuol dire che lo resterà a lungo. Essere un team è un processo dinamico e non statico. Così come dobbiamo continuare ad allenarci se vogliamo rimanere in forma, allo stesso modo dobbiamo continuare a formare e coltivare lo spirito del team perché resti performante. Gli strumenti possono essere vari, a cominciare da retreat di studio, vere e proprie convention destinate a fare il punto della situazione e pianificare nuove strategie per nuovi traguardi, alle riunioni periodiche, alle occasioni di familiarizzare tra i componenti e trascorrere momenti extra rispetto ai temi strettamente lavorativi. Ricordiamoci sempre che dietro una giacca e una cravatta, gonna e tacchi, c’è una persona con le proprie necessità individuali e familiare e solo dall’equilibrio di tutti questi fattori potrà trovare la serenità e grinta necessarie a dare il meglio sul lavoro, individuale e di team.

22/02/2021
| a cura di Mario Alberto Catarozzo – Coach, Formatore, Consulente – CEO di MYPlace Communications
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