Come noto e come si è già avuto modo di esaminare in precedenti articoli, sulla Gazzetta Ufficiale del 16 luglio ’20 è stato pubblicato il decreto legge n. 76 recante “misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”. Il provvedimento porta con sé molteplici innovazioni che toccano il mondo dell’impresa ma anche delle professioni e non mancano di dettare norme anche in materia di archivi digitali.

All’apparenza tali interventi normativi riguardano più che altro la pubblica amministrazione e i passaggi burocratici che i conservatori debbono compiere per poter offrire servizi a quest’ultima.

In realtà però occorre concentrarsi sul nuovo art. 1-ter del codice dell’amministrazione digitale, il quale prevede ora che “in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida” (intendendosi per “Linee Guida” le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, pubblicare da AgID il 18 settembre ’20).

L’intervento normativo è molto incisivo perché, con norma cogente per i soggetti privati, si sanciscono:

• le caratteristiche che deve possedere il loro archivio digitale ove siano obbligati per legge a conservare documenti informatici;
• l’obbligo di rispetto delle linee guida AgID per la concreta strutturazione dell’archivio digitale (ciò dal momento in cui queste diventeranno pienamente efficaci ovvero tra nove mesi circa).

In sostanza, nelle ipotesi contemplate dall’art. 44 CAD, anche i privati dovranno dotarsi di sistemi di conservazione pienamente “a norma” e non potranno ad esempio limitarsi ad un semplice backup in una cartella locale.

Cosa voglia adottare un sistema di conservazione a norma lo spiegano molto bene le linee guida citate: innanzitutto dovrà trattarsi di un sistema che rispetti lo standard ISO 14721 del 2012 e la norma UNI 11396 (cosidetta SinCRO). Si tratta invero degli standard sui quali è basata la strutturazione degli archivi digitali secondo la normativa AgID e, di fatto, si tratta delle prescrizioni normative che consentono, secondo lo stato delle conoscenze scientifiche attuali, di assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità richieste dall’art. 44 CAD.

Per i professionisti vi sono molteplici ambiti ai quali è applicabile la normativa in questione; si pensi ad esempio:

• alla conservazione delle fatture elettroniche, materia che peraltro già doveva rispettare la normativa del codice dell’amministrazione digitale in forza di quanto previsto dall’art. 3 del d.m. 17 giugno ’14;
• alla normativa sul processo civile telematico, che all’art. 20, comma terzo, prevede: “il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”. Tale norma è stata oggetto di dibattito in passato, essendosi posto l’interrogativo circa la sussistenza di un preciso obbligo di legge in capo all’avvocato di dotarsi di un archivio digitale a norma; ebbene, la novella legislativa pare risolvere ogni dubbio al proposito: essendosi in presenza di un preciso obbligo legale di conservazione di documenti informatici (le PEC) ci si dovrà dotare di una risorsa informatica rispettosa del codice dell’amministrazione digitale e delle linee guida AgID;
• al codice deontologico forense ove si prevede, all’art. 33, che “l’avvocato, se richiesto, deve restituire senza ritardo gli atti ed i documenti ricevuti dal cliente e dalla parte assistita per l’espletamento dell’incarico e consegnare loro copia di tutti gli atti e documenti, anche provenienti da terzi, concernenti l’oggetto del mandato”. Anche in tal caso è evidente che laddove i documenti siano in parte digitali, dovrà esserne assicurata autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità attraverso l’adozione di un archivio digitale a norma.

Vi sono poi altri campi che interessano da vicino il mondo delle professioni legali, ai quali si può allargare il discorso; si pensi al procedimento di mediazione, che ha avuto un notevole sviluppo in senso digitale durante la legislazione emergenziale succedutasi nel 2020. Anche in tale ipotesi è evidente che i documenti informatici prodotti durante la procedura dovranno rispettare le caratteristiche ora ben codificate dall’art. 44 CAD sia per i soggetti pubblici che per quelli privati.

Va peraltro detto che la novella legislativa non è solo fonte di obblighi per i professionisti ma può costituire un utile volano per un miglioramento delle politiche soprattutto di protezione dei dati personali.

Giova a tal proposito ricordare che, ai sensi dell’art. 25 regolamento UE n. 679 del 2016, “il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento. Tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità. In particolare, dette misure garantiscono che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica”.

Dal momento che tutti i sistemi di conservazione all’interno dei quali confluiscano dati personali devono rispettare non solo il codice dell’amministrazione digitale ma anche le previsioni del regolamento europeo sulla privacy, è evidente l’effetto virtuoso che genera l’adozione di un archivio digitale a norma: il professionista si dota di un sistema che è in grado di assicurare, in via prevalentemente automatizzata, anche il rispetto della normativa appena citata.

E, particolare da non trascurare, l’ambiente che in tal modo si protegge è quello in cui i fascicoli stanno per il maggior numero di tempo e spesso in condizioni di sicurezza assai precarie.