Blog

251_z_conservazione-digitale

Con l’introduzione del PCT e la conseguente digitalizzazione dei documenti sarà sempre più importante organizzare i materiali.
Dal momento che i fascicoli diventeranno interamente digitali con l’introduzione del processo civile telematico PCT, utilizzare uno strumento che scannerizza una pagina alla volta non è più sostenibile.
Ma come fare per non perdere tempo?

Primo passo, la scannerizzazione dei documenti, come fare per non perdere tempo

Dal momento che i fascicoli diventeranno interamente digitali con l’introduzione del processo civile telematico PCT, utilizzare uno strumento che scannerizza una pagina alla volta non è più sostenibile. Per evitare di perdere ore e ore davanti allo scanner è indispensabile dotarsi di un’apparecchiatura dotata di ADF, ovvero un caricatore che permetta l’inserimento dell’intero documento, restituendo alla fine un unico file .tiff o .pdf. L’acquisto di questo strumento, però, è utile solo se si impara ad utilizzarlo in modo oculato ed efficace. La busta telematica, come previsto dalla normativa, non dovrà pesare più di 30 Mb: un peso molto ridotto rispetto al numero di allegati e documenti da spedire. Al fine di salvare più spazio possibile è necessario impostare la risoluzione dello scanner a non più di 150-200 dpi e, se possibile, scannerizzare in bianco e nero. Queste impostazioni assicureranno il rispetto delle dimensioni dei file e una buona leggibilità dei documenti.

Come organizzare al meglio i documenti digitali

Se la digitalizzazione documentale porterà a una riduzione del numero di faldoni che ingombrano gli scaffali degli uffici, d’altra parte ci sarà anche un proliferare di file e cartelle che invaderanno il desktop dell’avvocato. I file legati a una singola pratica aumenteranno in maniera considerevole e, proprio per questo, non sarà più pensabile salvare gli atti alla rinfusa. Buona norma è archiviare i documenti seguendo uno schema ad albero ramificato facendo corrispondere ad ogni fascicolo un’unica cartella.

Metodi di archiviazione, backup e salvataggio dei dati

All’esponenziale aumento del numero dei file, oltre a una corretta organizzazione dei documenti, dovrà seguire un’adeguata archiviazione e conservazione digitale dei dati. Per scongiurare la perdita di interi fascicoli e tante ore di lavoro occorre dotarsi di un sistema di back-up.
Ne esistono di diversi tipi:

  • Hard-disk esterno
    Pro: salvare manualmente o in automatico una copia dei dati in maniera semplice e intuitiva.
    Contro: deperibilità del supporto.
  • Supporti esterni (cd/dvd)
    ​Pro: semplicità di utilizzo.
    Contro: possibili malfunzionamenti, scarsa capacità di archiviazione.
  • Server con hard-disk multipli
    Pro: i dati non sono salvati solamente su un unico hard-disk all’interno del server stesso ma vengono aggiornati in modalità “mirror” su due supporti magnetici, per poterli salvaguardare in caso di guasti.
    Contro: costo elevato.
  • Cloud ovvero il sistema di archiviazione dati che funziona attraverso il web e che, probabilmente, garantisce il maggiore livello di sicurezza.
    Pro: grazie al cloud è possibile caricare sui server dell’azienda fornitrice i dati presenti su pc, rendendoli accessibili da qualsiasi supporto connesso a internet.
    Contro: unico neo del sistema è la possibilità di attacchi da parte di hacker (rischio remoto ma pur sempre possibile). È consigliabile, pertanto, utilizzare un sistema basato sulla crittografia dei dati al momento dell’archiviazione. Tra i sistemi più conosciuti ricordiamo: GoogleDrive, Dropbox, SpiderOak, OneDrive.

Come creare password efficaci

Come per i file anche l’aumento di password e pin da ricordare ha subito una decisa impennata. Ecco perché si è diffusa la prassi di ricorrere a parole chiave molto semplici, come il nome di parenti o il proprio codice fiscale. Questa, tuttavia, è una pratica da evitare, soprattutto se si parla del pin della firma digitale o la password della PEC. La serie numerica che compone il pin della firma digitale va memorizzata così da rendere inutilizzabili i supporti (smart card o chiavetta usb) in caso di furto. Lo stesso discorso vale per la password della PEC.

Ricordiamo le caratteristiche che una password sicura dovrebbe avere:

  • Essere composta da almeno 8 caratteri;
  • Contenere sia lettere maiuscolo e minuscole;
  • Contenere dei numeri;
  • Avere almeno un simbolo.

 

08/09/2018
| Redazione
| pct

Gentile professionista,
piacere di conoscerti

Se desideri ricevere aggiornamenti e suggerimenti sugli strumenti per l'amministrazione dello studio professionale
iscriviti alla nostra newsletter

Non inviamo spam! Leggi la nostra Informativa sulla privacy policty per avere maggiori informazioni.

Gestionali per studi e uffici professionali

Hai bisogno di nuovi strumenti per aumentare la produttività del tuo studio?
Chiamaci a questi numeri 0815374534 o 3927060481 (anche via whatsapp)
Lo staff di Safio ti aiuterà ad individuare la soluzione più adatta alle tue esigenze

    Accetta la Privacy Policy

    Please prove you are human by selecting the house.