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Come gestire il proprio tempo negli studi professionali?

Qualche giorno fa leggevo un post su Linkedin di un professore universitario che faceva notare come, sempre più spesso, professori o liberi professionisti americani hanno introdotto l’abitudine, che sembra essere in aumento, di inserire una risposta automatica alle mail che ricevono, nella quale in sintesi dicono questo: “ Ho preso la decisione di leggere le mie e-mail e di rispondere soltanto in una fascia oraria, di due ore, definita della giornata, esattamente dalle 19 alle 21,  e solo al termine della mia giornata lavorativa. Pertanto leggerò e risponderò alle e-mail soltanto in quella fascia oraria o il giorno dopo, sempre in quell’arco temporale, quindi ti prego di scrivermi in quello slot oppure non contare su una risposta prima di quel momento. Comprendimi, ma devo, durante il giorno, concentrarmi, leggere, scrivere, focalizzarmi sulle cose da fare e non posso essere continuamente interrotto da messaggi ed e-mail. Ti prego anche di non scrivermi in orario tardo-serale o, comunque, in giorni non lavorativi, soprattutto sabato e domenica, in quanto non avrai risposta”.

Il tutto ovviamente con toni gentili e garbati.

Ora è difficile, se non quasi impossibile, per i liberi professionisti riuscire a concentrare la mole di mail e la loro gestione in sole due ore al giorno; ma non focalizzatevi su questo, quanto sulla necessità di contestualizzare in maniera corretta le richieste e soprattutto eliminare quella veste di urgenza che ormai travolge tutti e per ogni compito da svolgere.

Il risultato è un’iperstimolazione con conseguente fretta di consegnare, esecuzione approssimativa, errori elevati esponenzialmente, ansia da prestazione, poca cura e attenzione, dovuta proprio all’esecuzione celere e lavorare sempre e costantemente in urgenza.

Una sorta di pronto soccorso continuo con tutti codici rossi e medici in turni di 24h non stop; il risultato è l’incremento della mortalità!

Sembra quasi ci sia in corso una gara di chi mette più in difficoltà il collega con deadline stringenti e richieste sempre più esigenti, ovviamente con caccia all’errore compresa.

Ma ci si dimentica di un dettaglio: si compete con la stessa squadra, e non mettere il collega nella condizione di lavorare nel migliore dei modi e con animo disteso e sereno, vuol dire fare lo sgambetto al compagno staffettista che sta per tagliare il traguardo; ma così non solo lui non vince l’oro olimpico, ma neppure voi!

Tutto questo ovviamente è applicabile anche al mondo della comunicazione e del marketing.

I consulenti che selezionate per il vostro studio fanno e devono fare parte della vostra stessa squadra, di conseguenza se non li allineate e li considerate tali, il progetto di comunicazione e marketing sarà fallimentare.

Faccio un esempio: molte volte ci si trova alle prese con operazioni uscite sulle stampa, perché comunicate dalle società, e che solo dopo ciò vengono indicate ai dipartimenti comunicazione degli studi professionali per farne oggetto di comunicazione. Il lavoro, a quel punto, si trasforma in una corsa contro il tempo per avere permessi, approvazioni, e finalmente uscire con un testo, se va bene, dopo due tre giorni. È utile? No!

E non ci sarebbe motivo di seguire questa procedura di urgenza se si anticipassero i tempi, ci si coordinasse in sede di accordo tra clienti e advisor e si uscisse contemporaneamente e coralmente con una comunicazione. Il risultato sarebbe certamente più d’impatto e con maggiori ritorni.

E allora cosa manca? Abitudine e fiducia.

La prima, nel senso che nel momento in cui si decide di intraprendere un percorso di comunicazione si deve pensare alla stessa nel corso dello svolgimento della propria professione e mettere, quindi, a conoscenza la persona che si occupa della comunicazione e del marketing, e qui arriva alla seconda: la fiducia. Se scegliete un consulente dovete, ne abbiamo già parlato, fidarvi ed affidarvi a lui/lei. Dare le informazioni per tempo, vuol dire consentire di fare il proprio lavoro nel migliore dei modi.

Per evitare il carattere di urgenza in ogni mansione da dover svolgere il segreto è la pianificazione.

Pianificare, programmare, dare informazioni ai propri collaboratori con il giusto margine di tempo consente un’esecuzione più accurata, pensata, che risulta maggiormente precisa e riduce notevolmente il margine di errore.  Poi l’urgenza può capitare e capiterà e  a quel punto  la si deve sapere e potere gestire, ma se tutto deve essere svolto nell’immediato, il risultato è di un continuo affanno e ansia lavorativi che abbattono la soddisfazione professionale,  e di conseguenza anche lo stile di vita e una persona non appagata professionalmente non lavorerà mai al meglio delle sue potenzialità.

Gentile professionista,
piacere di conoscerti

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