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Deposito telematico di un atto: le istruzioni da seguire

Il deposito telematico di un atto avviene tramite PEC, Posta elettronica certificata, ma per la preparazione dei documenti e per la loro trasmissione è necessario seguire specifiche istruzioni. I passaggi e le regole tecniche

 

Gli avvocati che devono procedere con il deposito telematico di un atto devono preparare una busta virtuale con tutti i documenti richiesti da allegare al messaggio di Posta Elettronica Certificata che sarà indirizzato all’indirizzo dell’ufficio giudiziario di riferimento.

In estrema sintesi, è come inviare una PEC, ma andando più nel dettaglio sono diverse le regole tecniche da seguire, anche con l’ausilio di specifici software.

Tutte le indicazioni sono state fornite con il Decreto del Ministero della Giustizia numero 44/2011 e con provvedimento del Direttore Generale Sistemi Informativi Automatizzati del 16 aprile 2014.

Deposito telematico di un atto, il primo step è la casella PEC registrata nel ReGIndE

Prima di tutto va specificato che per il deposito telematico di un atto è necessario che il professionista abbia a disposizione una casella PEC inserita nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE) e, quindi, abilitata a comunicare con il Ministero della Giustizia che lo gestisce.

Per la procedura bisogna, avere, poi a disposizione anche la firma digitale da apporre sui file predisposti.

L’atto principale del deposito deve essere in formato PDF ottenuto per trasformazione testuale e “privo di elementi attivi”. Come specificano le istruzioni ministeriali, “non è ammessa la presenza di macro o di campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto”.

Al contrario, il documento può contenere figure, indirizzi di posta elettronica, certificata e non e link a documenti allegati al deposito che migliorano la leggibilità e la fruizione dell’intero deposito.

Anche i collegamenti a link a siti o risorse esterne possono essere inseriti, al momento della lettura viene inviata una segnalazione di attenzione che, in ogni caso, non impedisce l’accesso ai contenuti.

Il file predisposto deve essere firmato digitalmente dal soggetto che procede al deposito.

Le istruzioni sulla busta telematica e sul messaggio per il deposito telematico di un atto

Il cuore della procedura si trova nella busta telematica che si ottiene cifrando il contenuto del deposito con la chiave pubblica dell’ufficio giudiziario destinatario.

Gli elementi che la compongono sono i seguenti:

  • un file strutturato con l’atto e gli eventuali allegati (IndiceBusta.xml);
  • un file strutturato specifico per ogni tipologia di atto, in cui sono riportate le informazioni fondamentali che contiene (DatiAtto.xml);
  • l’atto in PDF firmato in maniera digitale;
  • gli allegati all’atto, eventualmente sottoscritti in maniera digitale.

Di seguito le istruzioni riassuntive per il deposito telematico di un atto fornite dal Ministero della Giustizia.

  • Mittente: Indirizzo di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno registrato nel ReGIndE. Depositante dell’atto.
  • Destinatario: Indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario interessato.
  • Oggetto: Sintassi: DEPOSITO [oggetto_deposito] Dove: [oggetto_deposito] = eventuale testo libero (ignorato dal sistema) Esempio: DEPOSITO Ricorso A vs. B
  • Corpo: Eventuale testo libero
  • Allegati: [qualsiasi nome].enc: busta telematica (corrisponde a “Atto.enc”), come da specifiche; il sistema accetta un solo file con estensione .enc, ed elabora solo quello; nel caso in cui vi siano più file .enc, il sistema elabora unicamente il primo

Deposito telematico di un atto: la ricevuta di consegna 

Dopo l’invio della PEC relativo al deposito telematico, è necessario attendere il riscontro sull’esito della procedura.

Quando il sistema restituisce la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) la data e l’ora determinano il momento della ricezione ai fini dei termini processuali. Se arriva dopo le 14, il deposito risulta effettuato nel giorno feriale successivo.

Se il processo di deposito non va a buon fine, il mittente riceve l’avviso di mancata consegna (AMC) che segnala l’impossibilità di recapitare il messaggio.

“In questo caso si consiglia di ritentare l’invio della PEC di deposito o di rivolgersi al proprio gestore di PEC ovvero al proprio Punto di Accesso (PdA) nel caso di PEC integrata nelle funzionalità del PdA”, segnala il Ministero della Giustizia.

Nel flusso, poi, vengono inviati al mittente anche gli esiti dei controlli automatici sulla correttezza formale del messaggio e della busta telematica e dell’intervento della cancelleria che segnala l’accettazione.

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