Primo passo, la scannerizzazione dei documenti, come fare per non perdere tempo

Dal momento che i fascicoli diventeranno interamente digitali con l’introduzione del processo civile telematico PCT, utilizzare uno strumento che scannerizza una pagina alla volta non è più sostenibile. Per evitare di perdere ore e ore davanti allo scanner è indispensabile dotarsi di un’apparecchiatura dotata di ADF, ovvero un caricatore che permetta l’inserimento dell’intero documento, restituendo alla fine un unico file .tiff o .pdf. L’acquisto di questo strumento, però, è utile solo se si impara ad utilizzarlo in modo oculato ed efficace. La busta telematica, come previsto dalla normativa, non dovrà pesare più di 30 Mb: un peso molto ridotto rispetto al numero di allegati e documenti da spedire. Al fine di salvare più spazio possibile è necessario impostare la risoluzione dello scanner a non più di 150-200 dpi e, se possibile, scannerizzare in bianco e nero. Queste impostazioni assicureranno il rispetto delle dimensioni dei file e una buona leggibilità dei documenti.

Come organizzare al meglio i documenti digitali

Se la digitalizzazione documentale porterà a una riduzione del numero di faldoni che ingombrano gli scaffali degli uffici, d’altra parte ci sarà anche un proliferare di file e cartelle che invaderanno il desktop dell’avvocato. I file legati a una singola pratica aumenteranno in maniera considerevole e, proprio per questo, non sarà più pensabile salvare gli atti alla rinfusa. Buona norma è archiviare i documenti seguendo uno schema ad albero ramificato facendo corrispondere ad ogni fascicolo un’unica cartella.

Metodi di archiviazione, backup e salvataggio dei dati

All’esponenziale aumento del numero dei file, oltre a una corretta organizzazione dei documenti, dovrà seguire un’adeguata archiviazione e conservazione digitale dei dati. Per scongiurare la perdita di interi fascicoli e tante ore di lavoro occorre dotarsi di un sistema di back-up.
Ne esistono di diversi tipi:

• Hard-disk esterno
  Pro: salvare manualmente o in automatico una copia dei dati in maniera semplice e intuitiva.
  Contro: deperibilità del supporto.
• Supporti esterni (cd/dvd)
  ​Pro: semplicità di utilizzo.
  Contro: possibili malfunzionamenti, scarsa capacità di archiviazione.
• Server con hard-disk multipli
  Pro: i dati non sono salvati solamente su un unico hard-disk all’interno del server stesso ma vengono aggiornati in modalità “mirror” su due supporti magnetici, per poterli salvaguardare in caso di guasti.
  Contro: costo elevato.
• Cloud ovvero il sistema di archiviazione dati che funziona attraverso il web e che, probabilmente, garantisce il maggiore livello di sicurezza.
  Pro: grazie al cloud è possibile caricare sui server dell’azienda fornitrice i dati presenti su pc, rendendoli accessibili da qualsiasi supporto connesso a internet.
  Contro: unico neo del sistema è la possibilità di attacchi da parte di hacker (rischio remoto ma pur sempre possibile). È consigliabile, pertanto, utilizzare un sistema basato sulla crittografia dei dati al momento dell’archiviazione. Tra i sistemi più conosciuti ricordiamo: GoogleDrive, Dropbox, SpiderOak, OneDrive.

Come creare password efficaci

Come per i file anche l’aumento di password e pin da ricordare ha subito una decisa impennata. Ecco perché si è diffusa la prassi di ricorrere a parole chiave molto semplici, come il nome di parenti o il proprio codice fiscale. Questa, tuttavia, è una pratica da evitare, soprattutto se si parla del pin della firma digitale o la password della PEC. La serie numerica che compone il pin della firma digitale va memorizzata così da rendere inutilizzabili i supporti (smart card o chiavetta usb) in caso di furto. Lo stesso discorso vale per la password della PEC.

Ricordiamo le caratteristiche che una password sicura dovrebbe avere:

• Essere composta da almeno 8 caratteri;
• Contenere sia lettere maiuscolo e minuscole;
• Contenere dei numeri;
• Avere almeno un simbolo.