“È possibile digitalizzare quasi tutto. Praticamente qualsiasi documento di business può essere dematerializzato. Le eccezioni sono veramente pochissime.”
A spiegare la digitalizzazione documentale è Alessandro Perego, responsabile scientifico dell’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano.
Le imprese che hanno capito quali sono i benefici derivanti dall’utilizzo delle nuove tecnologie sono in crescita: si contano 60mila aziende che hanno scambiato documenti tramite Extranet, EDI o portali B2B. Il 50% delle grandi aziende è già “digitalizzata” mentre la percentuale scende sotto il 2% se parliamo di piccole imprese.

“Il fenomeno è ancora all’inizio se si guardano i dati – continua Perego – vedendo la cosa in positivo ci sono molte opportunità, ma occorre lavorare soprattutto a livello culturale perché il processo di adozione di nuove tecnologie acceleri in modo significativo”.
Per avere una panoramica completa della situazione attuale del fenomeno della digitalizzazione in Italia, riportiamo i dati relativi a “tassi di diffusione tecnologica e aspetti normativi” rilevati dall’Osservatorio ICT Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, e quelli relativi al Processo Civile Telematico rilevati dal Ministero della Giustizia.

Dati relativi al Processo Civile Telematico rilevati dal Ministero della Giustizia tra l’1 marzo 2013 e il 28 febbraio 2014.
Dati sul deposito telematico da parte di utenti esterni per tipologia di utente, ambito e tipologia di deposito:

La strada verso la digitalizzazione documentale

Nonostante in alcuni casi le imprese e gli studi professionali guardino ancora con scetticismo alla digitalizzazione documentale dei processi, il quadro normativo consente già la dematerializzazione di molte tipologie di documenti e la loro successiva conservazione digitale in modalità sostitutiva. Gran parte degli strumenti informatici necessari per passare dall’analogico al digitale è disponibile già da tempo.

Si pensi per esempio a strumenti come:

• la firma digitale;
• la marca temporale;
• i sistemi di gestione massiva dei documenti;
• storage sicuri;
• canali di comunicazione quali EDI, Extranet e PEC;
• software di riconoscimento automatico;
• soluzioni di scansione;
• data capturing.

È importante, infine, sottolineare come in questo contesto la formazione del personale (cancellieri, giudici, avvocati) e l’investimento in strutture a supporto della giustizia digitale risultino essere la condicio sine qua non per l’attuazione di questo processo in tempi brevi.