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Whistleblowing, nuovi obblighi anche per le aziende private dal 15 luglio 2023: le novità e cosa fare per adeguarsi

Whistleblowing, sono operativi i nuovi obblighi per le aziende private con almeno 50 dipendenti. La necessità di dotarsi di sistemi di segnalazione degli illeciti è prevista dal 15 luglio in presenza di più di 250 dipendenti con contratto di lavoro a tempo determinato o indeterminato, mentre si applicherà dal 17 dicembre per la restante platea di soggetti obbligati. Le novità e le procedure da adottare per adeguarsi alla normativa

 

Whistleblowing, sono operativi i nuovi obblighi che estendono le tutele in materia di segnalazione degli illeciti anche nell’ambito delle aziende private.

È entrato in vigore lo scorso 30 marzo il decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, con il quale è stata recepita la Direttiva UE n. 2019/1937 in materia di protezione dei lavoratori che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e della normativa nazionale.

Gli obblighi previsti, che mirano ad estendere le tutele in materia di whistleblowing, sono di fatto operativi dal 15 luglio per le grandi aziende e dal 17 dicembre riguarderanno la generalità delle imprese rientranti nei parametri delineati dalla norma.

Chi è tenuto quindi ad adeguarsi alla nuova normativa in materia di whistleblowing e quali sono le procedure da adottare? Un excursus dei principali punti da tenere a mente.

Whistleblowing, nuovi obblighi anche per le aziende private dal 15 luglio 2023: le novità e cosa fare per adeguarsi

La normativa del whistleblowing è stata introdotta in Italia con la legge n. 190/2012 esclusivamente nell’ambito delle aziende pubbliche.

Il D.Lgs n. 24/2023 estende notevolmente l’ambito di applicazione della disciplina di tutela, e in attuazione della Direttiva UE 2019/1973 delinea le regole relative alla protezione delle persone che segnalano violazioni normative nazionali o comunitarie, lesive dell’interesse pubblico, dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

La principale novità della disciplina del whistleblowing rivisitata dal nuovo decreto legislativo consiste nell’estensione della platea dei soggetti obbligati a dotarsi di sistemi di protezione dei lavoratori in caso di segnalazione degli illeciti.

Tenuti ad adeguarsi alle nuove regole sono quindi anche i soggetti privati che, nell’ultimo anno, hanno impiegato una media di almeno cinquanta lavoratori subordinati a tempo indeterminato o determinato.

Anche sotto tale soglia, le novità interesseranno le aziende di settori sensibili, ossia servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, dei trasporti e tutela dell’ambiente, così come coloro che adottano modelli di organizzazione e gestione ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001.

La decorrenza dei nuovi obblighi è prevista secondo due diversi scaglioni temporali.

Si parte dal 15 luglio 2023 per le aziende con una media di più di 250 dipendenti impiegati nell’ultimo anno, mentre per la restante platea di soggetti del settore privato l’obbligo di adeguarsi alla normativa in materia di whistleblowing è previsto dal 17 dicembre 2023.

Oggetto delle segnalazioni sono comportamenti, atti oppure omissioni lesivi dell’interesse pubblico, dell’integrità dell’amministrazione o dell’azienda privata, relative a:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • illeciti rilevanti ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001 o violazione dei modelli di organizzazione e gestione previste;
  • illeciti nell’ambito degli atti comunitari o nazionali in materia di appalti, servizi e prodotti finanziari, così come ad esempio la sicurezza dei trasporti, la tutela degli ambienti e la salute pubblica;
  • atti od omissioni lesivi degli interessi finanziari dell’UE o del mercato interno.

Sarà possibile segnalare le condotte illecite qualora vi sia un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni in proprio possesso siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

Ne restano ad esempio escluse contestazioni, rivendicazioni o richieste di natura personale, relative quindi al proprio personale rapporto di lavoro.

Whistleblowing, cosa fare per adeguarsi alle nuove regole

Quali sono quindi a livello operativo i passaggi necessari per adeguarsi alla nuova normativa?

Così come previsto dal decreto legislativo n. 24/2023, sarà necessario per le aziende obbligate predisporre propri canali di segnalazione interna in grado di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, così come del contenuto della stessa e dei relativi documenti di supporto.

Il canale di segnalazione potrà essere affidato ad una persona o a un ufficio all’interno dell’azienda, appositamente formato per la sua gestione, ovvero a soggetti esterni autonomi e con personale appositamente formato.

Le segnalazioni potranno quindi avvenire in forma scritta o orale, in quest’ultimo caso mediante linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o mediante incontro diretto.

A seguito della segnalazione, entro sette giorni dalla ricezione della stessa sarà necessario rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento. Sarà quindi necessario dare riscontro entro un massimo di tre mesi dalla data riportata nell’avviso o, in caso di mancato recapito dello stesso, dal termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le procedure da seguire dovranno essere messe a disposizione in maniera chiara, di modo da rendere noti canale, passaggi e presupposti per le segnalazioni.

Segnalazione esterna, divulgazione pubblica e tutele previste per il whistleblower

Alle procedure interne si affiancano quelle esterne all’azienda, predisposte dall’ANAC.

Il whistleblower potrà segnalare esternamente gli illeciti di cui è venuto a conoscenza qualora ricorrano le seguenti condizioni:

  • non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno, non è attivo o non è conforme alle procedure previste;
  • è stata già effettuata una segnalazione interna ma non ha avuto seguito;
  • vi sono fondati motivi di ritenere che in caso di segnalazione interna la stessa non avrebbe seguito, potrebbe determinare ritorsioni;
  • vi è un pericolo imminente o palese causato dalla violazione per il pubblico interesse.

Segnalazioni interne ed esterne sono affiancate dalla divulgazione pubblica, ammessa qualora le prime due siano state effettuate senza avere riscontro entro i termini previsti, in caso di pericolo imminente o palese o in caso di rischio di ritorsioni legate allo specifico caso.

In ogni caso, la nuova normativa prevede la tutela della riservatezza dei segnalanti e delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione. Una novità che il decreto legislativo n. 24/2023 prevede si applichi non solo ai lavoratori subordinati dell’azienda, ma anche agli autonomi che prestano i propri servizi presso la stessa, ai liberi professionisti e ai consulenti, così come ai volontari e ai tirocinanti, retribuiti e non.

Tutelati dalla nuova e più estesa normativa in materia di whistleblowing anche gli azionisti e le persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza presso i soggetti del settore privato.

Rispetto alla disciplina precedente, vengono inoltre inclusi tra i soggetti tutelati anche i facilitatori, ossia coloro che assistono il segnalante, così come le persone del contesto lavorativo dello stesso aventi un legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro con rapporti abituali e correnti così come gli enti di proprietà del segnalante e quelli presso i quali lo stesso lavora o operano nel medesimo contesto lavorativo.

Un insieme di novità quindi ad ampio raggio, introdotte con il fine di garantire ulteriori e più efficaci strumenti a chi denuncia illeciti lesivi del pubblico interesse.

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