Il periodo storico che stiamo tutti vivendo non ha certo giovato alla nostra tranquillità. Alle oramai note ragioni di tensione e di stress legate alle scadenze, alla frenesia delle attività, alle richieste dei clienti si sono aggiunte incertezza, cambiamenti improvvisi di abitudini e nuove incombenze. Tutto questo non ha fatto altro che aumentare i livelli di stress nello svolgimento delle attività.

I legali si sono trovati poi a doversi confrontare con i limiti già noti del sistema giudiziario e dell’organizzazione della pubblica amministrazione mediante le udienze on line, i depositi telematici di atti, lo smart working di collaboratori e interlocutori istituzionali. Le videoconference hanno preso il posto delle riunioni in presenza, la formazione a distanza ha sostituito i convegni e seminari in aula e la chat ha soppiantato in parte le email e le telefonate.

Ogni cambiamento improvviso che non permette a chi lo subisce di affrontarlo e adeguarsi crea disagio, quel disagio è chiamato “crisi”. È questo un termine su cui ci siamo già soffermati in precedenti articoli, che indica rottura improvvisa di un equilibrio (nella sua accezione del termine greco da cui deriva), ma anche opportunità, secondo il verbo latino “crino” e cioè distinguere, quindi fare una separazione tra cose ancora utili e attuali e altre che non lo sono più. Disagio e opportunità, cambiamento e innovazione. Le due facce della medaglia viaggiano l’una accanto all’altra, ma non si può negare che tutto ciò crei tensione, rappresenti una sfida e quindi richieda energie per essere affrontato. Che questo sia un periodo di cambiamento e quindi di stress aggiuntivo rispetto al normale tran tran quotidiano è indubbio.

Vediamo quindi come all’interno dello studio legale sia possibile gestire strategicamente lo stress e renderlo un fattore risorsa, invece che un problema.

DISTINGUIAMO I TIPI DI STRESS

Il termine stress fu utilizzato per la prima volta nel 1936 dal medico austriaco Hans Selye, considerato il “papà” della teoria sullo stress nell’uomo, che lo definì come “Sindrome Generale di Adattamento”. Lo stress è la “risposta strategica” dell’organismo nel tentativo di adattarsi ad ogni sollecitazione venga sottoposto. L’organismo di fronte alle sollecitazioni entra in uno stato di tensione per affrontare la situazione. Questa risposta fisiologica e naturale dell’organismo si chiama eustress (stress “buono”), in quanto utile e appropriata. Lo stress, quindi, rappresenta una risposta adattiva dell’organismo. Fin qui tutto bene, insomma. In mancanza di questa reazione saremmo esposti a rischi e non riusciremmo a lavorare, rispettare scadenze, ottenere risultati; saremmo, in altri termini apatici e privi di stimoli.

Nel linguaggio comune, tuttavia, con il termine stress si indica una situazione di disagio, di sofferenza. Stiamo parlando del distress, cioè lo stress “cattivo”, in quanto situazione di tensione a cui l’organismo non riesce a porre rimedio. Di fronte ad una situazione di eccessive sollecitazioni, per esempio, continue telefonate e interruzioni, continue richieste di soluzioni urgenti da parti di clienti o capi, l’organismo reagisce modificando i propri parametri vitali per adattarsi e rispondere adeguatamente alle sollecitazioni. Tuttavia, se non riesce a risolvere le problematiche da affrontare, oppure sono troppo protratte nel tempo senza soluzione di continuità o eccessivamente intense…l’organismo dopo vari tentativi di adattamento va in sofferenza, fino a soccombere alle sollecitazioni e comincia a manifestare sintomi, quindi segnali, di sofferenza. Per esempio, nervosismo eccessivo, dolori muscolari, emicranie, difficoltà digestive, infiammazioni, problemi con il sonno e molte altre. L’organismo, in sostanza, ci sta parlando con il suo linguaggio e ci sta dicendo che è in difficoltà, che soffre e che ha bisogno che facciamo qualcosa per lui.

Ignorarlo non è una buona idea e anche sottovalutarlo non lo è. Invece molti di noi cosa fanno? Aumentano la dose di caffeina; riducono le ore di sonno; prendono l’antidolorifico, ansiolitici, alcool, fumo. Insomma, tutto ciò che non dovremmo fare.

COME AFFRONTARE LO STRESS NELLA PROFESSIONE LEGALE

Se da un lato i ritmi di lavoro sono decisamente aumentati rispetto alle generazioni professionali precedenti, le richieste dei clienti sono diventate sempre più pressanti e le incombenze burocratiche appaiono asfissianti, nonché i cambiamenti in atto risultano eccezionali, dall’altra parte va considerato che esiste un mondo di nuovi strumenti informatici oggi disponibili per organizzare il lavoro; a ciò si aggiunga l’esistenza di Internet, di nuovi mezzi di comunicazione e di nuove tecnologie, che permettono di ottimizzare tempi ed energie lavorative, con notevole riduzione dello stress da lavoro. Molti ora penseranno che per loro è esattamente il contrario, che questi nuovi strumenti sono ulteriore fonte di stress (c.d. “tecnostress). La considerazione è corretta nella misura in cui questi strumenti sono poco conosciuti e mal utilizzati da ciascuno di noi. Rifiutare di comprendere come funziona il gestionale di studio, oppure di conoscere la procedura per il deposito telematico degli atti, o ancora, come utilizzare efficacemente la piattaforma di videoconference ci espone a continui errori, difficoltà, ansie e, in ultima analisi, stress. Il primo atto strategico, dunque, è fermarsi e diventare consapevoli di quali strumenti oggi possiamo o dobbiamo usare per lavorare efficacemente, essere al passo con i tempi e rispondere in modo efficace alle richieste del mercato. Dedicare del tempo a fare questo “upgrade” di conoscenze, invece di ripeterci che siamo analfabeti digitali o che non ci piace la tecnologia o che siamo negati, è il miglior investimento che possiamo fare. Molti professionisti considerano questa attività una “perdita di tempo” mentre hanno cose più importanti da fare, e invece è il miglior investimento che possono effettuare. Ricordiamoci che ogni qual volta utilizziamo una risorsa (in questo caso il tempo) per portarci a casa un risultato maggiore, quello è un investimento e non una perdita di tempo.

Ciò che tuttavia accade alla maggior parte dei professionisti dell’area legale è considerare solo una faccia della medaglia. In una cultura che ci ha abituati a focalizzarci solo di ciò che non va, sui limiti e sugli errori, facciamo fatica a vedere le risorse a nostra disposizione come tali e quindi a conoscerle e usarle adeguatamente.

Un coach fa principalmente questo con i propri coachee: cerca di spostare l’attenzione su ciò che spesso non viene considerato come risorsa disponibile; cerca di far prendere in considerazione opzioni mai considerate; cerca di far allargare il campo delle possibilità e di modificare l’approccio alle situazioni quotidiane.

Il principio-base è che se una possibilità non viene vista di fatto non esiste nel proprio orizzonte di scelte; meno possibilità abbiamo, più siamo deboli e ci sentiamo inadeguati di fronte alle sfide quotidiane; più ci sentiamo inadeguati, più il senso di disagio e di impotenza aumenta e di conseguenza aumenta lo stress.

Il primo passo, dunque, consiste nell’arricchire la nostra mappa del mondo, nell’allargare il pettine di possibilità a nostra disposizione, invece di muoverci col pilota automatico e reagire di fronte alle sfide sempre allo stesso modo inserendo una sorta di “scheda forata” che replica sempre uguali i nostri schemi di comportamento.

QUALI RISORSE PER RIDURRE LO STRESS IN STUDIO

Una volta che abbiamo compreso che la soluzione è principalmente nel modo in cui vediamo le cose, in cui le interpretiamo e, quindi, nelle azioni che conseguentemente compiremo, vediamo quali “facili” strumenti possiamo quotidianamente utilizzare in studio per migliorare l’organizzazione, risparmiare tempo, migliorare le relazioni con collaboratori e clienti, aumentare l’efficacia delle attività, quindi la produttività e la redditività. In altre parole, come migliorare lo stress lavorativo.

Molti strumenti sono già da voi quotidianamente utilizzati; il punto è vedere come sono utilizzati, in che contesto sono inseriti e come sono vissuti soggettivamente, quindi l’approccio mentale ed emotivo.

Per rimanendo su cose concrete, semplici e alla portata di tutti, i principali strumenti-risorsa di cui ciascuno di noi oggi può disporre nella gestione e organizzazione dell’attività professionale e quindi dello stress conseguente sono:

• Cellulare: adeguato utilizzo del cellulare personale: sottolineo “adeguato” e non casuale. Il cellulare è uno strumento di lavoro che dobbiamo gestire noi e non dobbiamo essere gestiti da lui diventandone dipendenti; da qui parte tutto il mondo della gestione delle telefonate, della gestione del cliente e del come non diventare vittima di quello che invece è uno strumento eccezionale per lavorare.
• Email: altro strumento fantastico se ben organizzato e opportunamente utilizzato; entriamo qui nel tema della gestione delle email quanto a risposta immediata o meno al mittente, archiviazione efficace delle stesse, utilizzo appropriato e non indiscriminato, gestione degli attachment, gestione della “copia conoscenza”, capacità di scrittura delle stesse e così via. Ogni strumento può essere croce o delizia per il nostro stress, dipende da come la utilizziamo.
• Chat: la new entry con la pandemia è stato l’uso generalizzato con clienti e con i collaboratori di piattaforme di comunicazione istantanea, le famose chat. A partire da WhatsApp in poi sono stati molti i legali a cominciare ad utilizzarle per mantenere le relazioni con i clienti e con i collaboratori. Ma le chat, con la loro pervasività vanno gestite, altrimenti saranno subite. Manca nuovamente una educazione digitale e lo stress aumenta.
• Videoconferenze: altra new entry pandemica è stato l’uso di piattaforme di videocall e videoconference: da Zoom in poi se ne sono visti di tutti i colori quanto a varianti di strumenti che permettono di relazionarsi in video a distanza e simulare l’aula, la riunione, l’ufficio. Anche questo strumenti utilissimo va conosciuto e gestito, altrimenti lo subiremo malamente, con notevole stress al seguito.

Possiamo entrare poi nel mondo del digitale e della tecnologica con i gestionali di studio, le banche dati, il cloud, che permettono di avere sempre con sé l’ufficio intero e, quindi, di lavorare ovunque. Entriamo quindi nel mondo degli smart workers, dei lavoratori flessibili, in mobilità, dello smart working, del coworking. Tutto questo mondo fatto di bit va conosciuto, posseduto e usato. Altrimenti lo subiremo. Questo è lo spartiacque tra strumenti-risorsa che ci alleggeriscono, velocizzano e rendono la vita (professionale e non) più semplice, e strumenti che ci mettono in ulteriore difficoltà e ci stessano.

In conclusione, la gestione dello stress anche in studio, come nella vita, parte da noi, cioè dal nostro approccio, poi dagli strumenti organizzativi che utilizziamo e dalla nostra flessibilità verso le novità e gli eventi verso cui siamo chiamati ad adattarci per sopravvivere e vivere bene.

Il riposo, l’attività fisica, l’alimentazione corretta, la cura degli affetti e del tempo di qualità per i nostri hobby completano il novero delle attività di prevenzione e di gestione dello stress nella vita lavorativa e in quella privata.

Insomma, è più legato a noi che agli eventi esterni lo stress, quindi lavoriamo là dove possiamo avere risultati eccellenti che ci permetteranno di vivere e lavorare bene in un mondo che andrà sempre più veloce, dove la concorrenza e l’innovazione sarà costante.

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