Non si tratta di una file PDF ma XML, perché?

Avrai ormai compreso che la fattura elettronica non può essere un file in formato PDF ma deve essere redatta in un formato strutturato denominato “xml” e probabilmente ti sei domandato perché sia stata operata tale scelta, che obbliga a fare i conti con files di difficile lettura.
Ebbene, la scelta del legislatore è stata dettata dalla precisa volontà di adottare un formato informatico per il quale le caratteristiche di interoperabilità sono al massimo grado (invero, qualsiasi piattaforma informatica può leggere un xml) e soprattutto un formato pensato proprio per raccogliere dati contabili, che sono l’aspetto che maggiormente interessa l’Amministrazione Finanziaria.

Il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate

Altra caratteristica peculiare del nuovo sistema è legata alle modalità di recapito della fattura elettronica; che tu abbia scelto la gestione via PEC o via Web Service, il canale adottato consegnerà le fatture al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e sarà poi tale piattaforma a consegnare la fattura al cliente finale. Emerge dunque un grande cambio di prospettiva, stante che dal 1° gennaio prossimo il Fisco conoscerà i tuoi dati di fatturazione prima ancora che questi siano noti al cliente; è evidente che un sistema così concepito impone una maggior scrupolosità nella gestione della propria contabilità.

Semplificazione con l’Agenzia delle Entrate

A tali obblighi certamente più gravosi si accompagnano però anche delle semplificazioni in tema di comunicazioni da effettuare all’Agenzia delle Entrate; un primo effetto benefico della digitalizzazione del flusso di fatturazione è certamente l’abolizione dello spesometro, adempimento reso superfluo nel momento in cui le fatture vengono acquisite direttamente dal Sistema d’Interscambio.

Solo documenti digitali

Occorre dunque non farsi trovare impreparati alla sfida che ci attende ed è dunque necessario realizzare che nell’ecosistema digitale disegnato dalla fatturazione elettronica non potrà trovare spazio la gestione cartacea degli adempimenti contabili; I documenti opponibili al Fisco saranno infatti solo quelli digitali e non la loro riproduzione analogica.

Procedure di conservazione digitale dei documenti

Allo stesso tempo sarà necessario adeguare le procedure di conservazione della mole di documenti informatici che verranno prodotti e scambiati; anche in tal caso la scelta non potrà che essere verso il digitale e dovrà indirizzarsi verso un ecosistema particolarmente qualificato, che rispetti cioè le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. 82 del 2005) e delle regole tecniche attuative dello stesso (DPCM 3 dicembre 2013).
Invero, solo adottando modalità di archiviazione rispettose della normativa nazionale potrai avere la certezza che i tuoi documenti informatici mantengano inalterate le proprietà di autenticità, immodificabilità e leggibilità che devono essere preservate per tutto il ciclo di vita del documento e che, in particolare, ti consentiranno di rispondere positivamente alle richieste di esibizione che potranno pervenire dall’Amministrazione Finanziaria.