Cos’è

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di trasmissione per inviare documenti e messaggi di posta con valore legale. Di fatto è una casella di posta elettronica “evoluta”. Utilizzando la PEC è possibile tenere traccia dell’invio e della consegna di un messaggio e/o documento elettronico, garantendo rilevanza giuridica all’invio e ricezione di messaggi a fini probatori. Per disposizioni normative una spedizione effettuata tramite PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Tuttavia, perché l’invio acquisti valore legale è necessario che sia il mittente sia il destinatario possiedano una casella di PEC presso uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Perché si usa

• Assicura l’avvenuto invio e la consegna del messaggio;
• Fornisce indicazioni univoche sulla provenienza del messaggio , intesa come certezza della casella mittente e del relativo titolare;
• Traccia il percorso del messaggio in fase di trasmissione;
• Crea un legame inscindibile tra la trasmissione del messaggio ed il documento contenuto/allegato al messaggio stesso;
• Certifica il contenuto del messaggio;
• L’invio del messaggio è gratuito.

Chi la usa

• Il mittente della comunicazione che può essere un privato, pubblica amministrazione, impresa, ente o associazione;
• Il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario;
• Il destinatario di tale comunicazione che, come il mettente, può essere privato, pubblica amministrazione, impresa, ente, associazione;
• Il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario.

Come si usa

• Predisposizione e invio del messaggio di PEC da parte del mittente;
• Verifica della correttezza formale del messaggio e dell’assenza di virus da parte del gestore di PEC del mittente: nel caso di criticità il messaggio non sarà inoltrato e sarà inviata al mittente la ricevuta di mancato invio. Nel caso di esito positivo dei controlli invece il gestore di PEC creerà il messaggio di trasporto contenente il messaggio originale firmato digitalmente che sarà inviato al destinatario;
• Al mittente sarà spedita una ricevuta di accettazione del messaggio firmata ed emessa dal gestore di PEC;
• Il messaggio di trasporto raggiunge il dominio di PEC di destinazione che effettuerà i dovuti controlli al fine di trasmettere il messaggio al destinatario;
• Il messaggio si ritiene legalmente ricevuto dal destinatario quando il gestore PEC dello stesso la metterà a disposizione del destinatario;
• In questo momento il destinatario ha ricevuto lagalmente il messaggio e viene inviata una ricevuta di consegna alla casella di PEC del mittente.

Avvertenze

• Dotarsi di un software per verificare la presenza di virus per ogni messaggio di posta in entrata e in uscita;
• Dotarsi di un software antispam per prevenire la trasmissione di messaggi di posta indesiderati;
• Conservare le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi inviati al dominio giustizia;
• Accertarsi che la casella di posta elettronica certificata disponga di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte;
• Dotarsi di un servizio automatico che notifichi l’imminente saturazione della propria casella di posta e di verifica della disponibilità dello spazio a disposizione.