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Cosa significa il principio di Accountability per il GDPR

Il principio di Accountability è una delle introduzioni più importanti apportate dal GDPR. Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è entrato in vigore in Europa il 25 maggio 2018 ed è stato recepito in Italia con il D.Lgs 101/2018.

Con il suo ingresso il GDPR ha introdotto una serie di importanti principi volti a rafforzare la protezione dei dati personali dei cittadini europei. Tra questi principi, come accennato, uno dei punti cruciali è il principio di Accountability, una sorta di piccola rivoluzione nel trattamento dei dati personali.

Una panoramica sul principio di Accountability

Accountability è un termine inglese difficilmente traducibile con una correlazione diretta nella lingua italiana. Solitamente viene riportato come “responsabilizzazione”, in modo da sottolineare la piccola rivoluzione ideologica che questo principio comporta.

Se fino al 2018 gli adempimenti in termini di trattamento dei dati erano tracciati da linee esterne, oggi, con il principio di Accountability, sono le stesse aziende a responsabilizzarsi per rispettare quanto esposto nel GDPR. In altre parole, le aziende devono essere in grado di dimostrare in modo trasparente che stanno adottando le misure necessarie per garantire il rispetto del GDPR, attraverso la figura del titolare del trattamento dei dati, come riportato dall’articolo 5, paragrafo 2, del GDPR.

Senza dubbio una rivoluzione ideologica che ha portato le aziende a rivedere la propria organizzazione interna. Per una migliore gestione organizzativa, l’ideale è affidarsi a uno specifico software uffici legali, come TeamSystem Enterprise Legal. Allo stesso modo, gli uffici legali che si occupano di GDPR possono scegliere un innovativo software ufficio legale per automatizzare tutti i flussi di lavoro.

Principio di Accountability: i requisiti

È chiaro che le aziende, oggi, debbano rivedere alcuni processi interni per essere a norma con il GDPR e rispettare il principio di Accountability. A tal proposito, esistono alcuni presupposti imprescindibili per velocizzare l’adozione delle nuove indicazioni.

Consapevolezza

Non tutte le aziende sono consapevoli di cosa significhi trattamento di dati personali e quando questo avviene. Inviare un messaggio telefonico, per esempio, per proporre una promozione è un trattamento di dati, così come stilare una busta paga. Prima di organizzarsi nella predisposizione delle misure adeguate al trattamento dei dati è quindi ottimale capire come e quando questi dati vengono trattati.

Formazione

Le aziende devono garantire una formazione mirata ai propri dipendenti in materia di trattamento della privacy. Dalla semplice selezione fino alle azioni di marketing, tutte le informazioni che ne derivano riguardano il trattamento dei dati personali.

Organizzazione interna

Come vengono recuperati i dati di terze persone? Chi è il responsabile a cui è affidata la gestione degli stessi? Ogni decisione presa in tal senso rispetta il regolamento Europeo? Da una gestione organizzata dei dati legati alla privacy ne scaturiscono dei processi limpidi e responsabili.

Cosa comporta il principio di Accountability

Alla luce di quanto descritto in precedenza, il principio di Accountability richiede quindi alle aziende di adottare misure specifiche per garantire la conformità al GDPR, non più adeguandosi a quanto espresso nel regolamento, ma intervenendo in modo proattivo all’interno della propria organizzazione. Ciò significa dimostrare di aver adottato tutte le misure richieste dal GDPR per la protezione dei dati, siano esse giuridiche, organizzative o tecniche. Quali sono tali misure? Eccole:

  1. Nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): se le organizzazioni trattano dati sensibili o dati personali su larga scala devono designare un DPO (Data Protection Officer). Si tratta del Responsabile della Protezione dei Dati che ha il compito di monitorare la conformità al GDPR all’interno dell’azienda.
  2. Documentazione delle attività di trattamento: le aziende devono tenere un registro delle attività di trattamento dei dati personali che effettuano. Questo registro dovrebbe includere informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento, le categorie di dati trattati e le misure di sicurezza adottate.
  3. Valutazione dell’impatto potenziale: le aziende devono saper valutare gli impatti potenziali delle operazioni di trattamento dei dati sulla privacy degli interessati. Si tratta di un processo determinante per identificare e mitigare i rischi.
  4. Politiche interne e formazione: come accennato, le organizzazioni devono sviluppare politiche e procedure interne chiare per garantire il rispetto del GDPR. Inoltre, devono formare il personale sulle indicazioni del Regolamento per ridurre al minimo gli errori che conducono a una violazione dei dati.

La soluzione di TeamSystem per gestire al meglio il principio di Accountability

Le aziende che vogliono rispettare il principio di Accountability e gestire al meglio qualsiasi tipologia di incombenza legale possono affidarsi a TeamSystem Enterprise Legal. Un software in grado di automatizzare e monitorare tutti i processi legali di un’azienda. Dal Contract Management fino alla gestione dei documenti, passando per la gestione dei contenziosi, il software consente agli uffici legali delle aziende di avere una visione a 360° delle attività, compreso il rispetto delle normative sul trattamento dei dati.

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