La dematerializzazione dei documenti introdotta dal processo telematico in ambito legislativo, e in generale in tutti gli studi professionali, sta avendo effetti positivi sull’efficienza dei processi e sul risparmio in termini di tempo e costi.
L’avvento del digitale vede il suo impatto sue tre principali tipologie di costo:

• Tempi di esecuzione delle attività;
• Spazio occupato dagli archivi cartacei;
• Materiali di consumo (carta e toner per la stampa).

Un risparmio per grandi e piccoli

Uno studio dell’Osservatorio ICT&Commercialisti del Politecnico di Milano mette in luce come i benefici derivanti della digitalizzazione incidano sia sugli studi professionali di piccole dimensioni sia su quelli più strutturati. Sono stati presi in esame un piccolo studio con un fatturato intorno ai 50mila euro e uno più grande, con un fatturato al di sopra di un milione di euro.

Il modello sviluppato dall’Osservatorio prende in esame alcuni parametri considerando che la dematerializzazione incide sia sull’efficienza dei processi che sui risultati prodotti.

In particolare ad incidere sono:

• Materiali di consumo: in un anno in Italia 45 miliardi di documenti, corrispondenti a circa 600 miliardi di fogli, potrebbero essere dematerializzati. Dematerializzando tutta questa carta si eviterebbe l’abbattimento di circa 24 milioni di alberi, riducendo di 4 milioni di tonnellate le emissioni di CO2.
• I documenti: lo studio ha preso in esame tre tipologie di documenti trattati dai commercialisti:
  • libri e registri
  • dichiarativi
  • fatture registrate (attive e passive)

I benefici più grandi riguardano la “registrazione automatica delle fatture” e la “conservazione sostitutiva delle fatture” con le quali uno studio professionale può risparmiare circa 1-2 euro a documento. Al crescere del numero dei documenti o delle pagine dematerializzate anche il risparmio aumenta ampliando il divario rispetto alla gestione cartacea.

Se il modello si applica sia a un “piccolo” studio sia a uno “grande” possiamo intuire che quest’ultimo trae benefici maggiori rispetto al primo. Tuttavia è interessante notare quale sia l’importanza dei benefici sul fatturato del “piccolo” studio.
 

AUMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ E RIDUZIONE DEI TEMPI DI LAVORO: UN BINOMIO VINCENTE
Tale studio può essere facilmente riferito anche allo studio legale nel quale la gestione dei documenti cartacei coinvolge essenzialmente i fascicoli e l’archivio di studio.

Oltre ai benefici economici sopra descritti, la riduzione dei tempi di lavoro è sicuramente uno dei vantaggi più tangibili della digitalizzazione. Le tempistiche relative all’emissione dei decreti ingiuntivi possono essere ridotte di ben 30 giorni: si passa dai 45 giorni del cartaceo ai 15 giorni del telematico. Questa diminuzione dei tempi di lavoro si lega al recupero di produttività del personale che vede ridursi le ore impiegate in attività di scarso valore aggiunto.

L’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione del Politecnico di Milano ha stimato la conversione di 10 miliardi di ore uomo in attività di più alto livello. Il potenziale miglioramento derivante dal diverso impiego di queste ore, potrebbe generare un miglioramento dell’efficacia dei processi liberando la creatività del personale spesso ingabbiata in procedure troppo caotiche.

La strada verso una “Italia digitale” è stata intrapresa: che sia una delle soluzioni per uscire dalla crisi?